Cada factura electrónica pasa por la validación previa de la DIAN antes de llegarle a tu cliente. Si algún dato no cumple, la DIAN la rechaza. Una factura rechazada no tiene validez fiscal: no la entregues, corrígela y vuélvela a enviar.
Los motivos más comunes
- Datos del cliente: NIT mal escrito, dígito de verificación que no cuadra o tipo de documento equivocado.
- Datos de tu empresa incompletos, sobre todo el municipio.
- Numeración vencida o agotada: la resolución ya no cubre ese número o esa fecha.
- Impuestos o valores que no cuadran entre las líneas y el total.
- Notas sin referencia: una nota crédito o débito que no indica qué factura corrige.
Cómo corregirla
- Lee el motivo. La respuesta de la DIAN dice qué regla no se cumplió.
- Corrige ese dato en la factura o en la ficha del cliente.
- Reenvíala. No hace falta crear una factura nueva.
Rechazada no es lo mismo que pendiente
Si la DIAN o el proveedor tecnológico no responden, la factura queda pendiente, no rechazada, y se reenvía cuando vuelve el servicio. Mientras tanto tampoco está validada.
Si ya fue aceptada
Una factura que la DIAN ya validó no se edita. Para corregirla o anularla se emite una nota crédito; para cobrar de más, una nota débito.
En AlFact
El motivo del rechazo aparece en texto llano con lo que hay que corregir, y la factura vuelve a borrador para reenviarla desde el mismo lugar. Además, AlFact revisa el dígito de verificación del NIT antes de enviar, así que ese error no llega a la DIAN. Puedes probarlo en la página principal.