Para emitir factura electrónica en Colombia tu empresa tiene que estar habilitada como facturador electrónico ante la DIAN y tener una numeración autorizada. La mayoría de empresas lo hace con un proveedor tecnológico: una empresa autorizada por la DIAN que firma y transmite los documentos. En AlFact ese proveedor es Factus.
Lo que necesitas antes de empezar
- RUT actualizado, con tus datos y responsabilidades al día.
- Acceso al portal de la DIAN con el usuario de tu empresa o del representante legal.
- Los datos básicos de tu empresa a mano: dirección, municipio (la DIAN rechaza facturas sin él), correo y teléfono.
Los pasos
- Regístrate en el servicio de facturación electrónica del portal de la DIAN e indica que vas a facturar a través de un proveedor tecnológico.
- Pide la resolución de numeración. La DIAN autoriza un rango de números (por ejemplo, del 1 al 5.000) con un prefijo y una fecha de vencimiento, asociado al software del proveedor. Cada tipo de documento tiene su propio rango: factura, notas, documento soporte.
- Prueba antes de facturar de verdad. Se emiten documentos en ambiente de pruebas, que no tienen validez legal, hasta que todo cuadra.
- Pasa a producción. Desde ahí cada factura viaja a la DIAN, se valida y queda con su CUFE antes de llegarle a tu cliente.
Cuánto tarda
Con AlFact, la activación de tu cuenta toma alrededor de un día una vez tienes la habilitación y la numeración. Los trámites en el portal de la DIAN dependen de ella y de que tus datos estén completos; tener el RUT al día es lo que más ahorra tiempo.
Errores que retrasan la habilitación
- Pedir la numeración sin asociarla al software del proveedor tecnológico.
- Dejar el municipio o el correo de la empresa sin completar.
- Emitir en ambiente de pruebas creyendo que ya es producción: esas facturas no valen ante la DIAN.
Quién responde ante la DIAN
Tu empresa: ante la DIAN responde quien factura. El proveedor tecnológico se encarga de la parte técnica (firmar y transmitir), y el software, como AlFact, de que emitas sin errores y tengas todo archivado.