Cuando le compras a alguien que no está obligado a expedir factura, por ejemplo una persona natural no responsable de IVA, no recibes factura electrónica. En ese caso eres tú, el comprador, quien emite el documento soporte electrónico. Sin él, ese costo o gasto no se puede deducir en tu declaración.
Cuándo se usa
- Compras a personas naturales que no facturan: un plomero, un proveedor de la plaza, un transportador independiente.
- Servicios de quien no es responsable de facturar electrónicamente.
Si el vendedor sí factura, no se emite documento soporte: lo que soporta la compra es la factura que él te entrega.
Qué necesitas
- Una numeración propia para documento soporte. Es distinta de la de facturas: se solicita en la DIAN y, si usas un proveedor tecnológico, se asocia a su software.
- Los datos del vendedor. Si es persona natural con cédula, se registra con su número como NIT y su dígito de verificación.
- El detalle de lo que compraste, con valores e impuestos si aplican.
Cómo se emite
Se crea el documento con el vendedor y lo comprado, y se envía a la DIAN como cualquier documento electrónico. Cuando la DIAN lo valida, queda como soporte de tu costo.
Cómo se corrige
Un documento soporte ya validado no se edita. Se corrige o se anula con una nota de ajuste, que es al documento soporte lo que la nota crédito es a la factura.
En AlFact
Creas al vendedor en Proveedores, emites el documento desde Documentos soporte y el dígito de verificación se calcula solo. Cada documento soporte descuenta uno de tu cupo anual, igual que una factura.